Prowadzenie działalności gospodarczej często wiąże się z koniecznością korzystania z samochodu – czy to w celu dojazdu do klientów, transportu towaru, czy odbywania podróży służbowych. Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na wynajem auta zamiast zakupu. Pojawia się więc pytanie: czy wynajem samochodu można wliczyć w koszty prowadzenia firmy? Odpowiedź brzmi: tak, ale pod pewnymi warunkami.
Kiedy wynajem auta można uznać za koszt uzyskania przychodu?
Zgodnie z przepisami, wydatek musi być:
-
związany z prowadzoną działalnością gospodarczą,
-
poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania ich źródła,
-
odpowiednio udokumentowany.
Jeśli wynajmujesz auto na potrzeby firmowe (np. wyjazdy do kontrahentów, dostarczanie towarów, wizyty w urzędach), koszt wynajmu samochodu można ująć jako koszt podatkowy.
Jakie koszty można uwzględnić?
Do kosztów firmy możesz zaliczyć:
-
opłatę za wynajem auta (krótko- lub długoterminowy),
-
wydatki na paliwo,
-
opłaty za autostrady i parkingi,
-
ewentualne wydatki eksploatacyjne (np. myjnia, płyny eksploatacyjne – jeśli są na fakturze na firmę).
Uwaga na limit amortyzacji
Jeśli wynajmujesz droższy samochód osobowy (np. klasy premium), pamiętaj o limicie kosztów. Dla aut osobowych o wartości powyżej 150 000 zł (lub 225 000 zł dla aut elektrycznych), część kosztów może nie być w pełni odliczana. Dotyczy to głównie wynajmu długoterminowego (leasing operacyjny).
Co z VAT?
Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, możesz odliczyć podatek VAT od:
-
wynajmu samochodu – w 50% lub 100%, w zależności od sposobu użytkowania auta (czy jest wykorzystywane wyłącznie w działalności),
-
kosztów eksploatacyjnych – również w 50% lub 100%.
Aby odliczyć 100% VAT, musisz prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu i zgłosić auto do urzędu skarbowego (druk VAT-26).
Jak udokumentować wynajem?
Aby bezpiecznie rozliczyć wynajem samochodu w kosztach firmy, musisz mieć:
-
fakturę VAT wystawioną na dane firmy,
-
umowę najmu lub potwierdzenie rezerwacji,
-
ewentualnie inne dokumenty potwierdzające użytkowanie auta w celach służbowych (np. ewidencję przebiegu, delegacje, raporty).
Podsumowanie
Tak, wynajem samochodu można wliczyć w koszty działalności gospodarczej, o ile pojazd służy celom firmowym i wszystkie wydatki są prawidłowo udokumentowane. To dobre rozwiązanie dla firm, które chcą uniknąć jednorazowego wydatku na zakup auta, a jednocześnie korzystać z nowoczesnego i sprawnego środka transportu.